Rechnungsworkflow

Rechnungsworkflow

CaptureBase
IBM FileNet
SAP

Mit dieser Anwendung soll in Kürze beschrieben werden, welche Aufgaben bei der Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows umzusetzen sind. Danach werden die wesentlichen Vorteile für ein Unternehmen erläutert.

In einem Unternehmen mit mehreren Standorten in Europa werden Rechnungen papierbasiert und manuell bearbeitet. Sie werden jeweils per Post oder interner Verteilung zu der Buchhaltung geliefert. Der interne Freigabeprozess erfordert eine Freigabe von unterschiedlichen Personen, um die fachliche und rechnerische Korrektheit sicherzustellen.

Ziele

Der Rechnungsprozess soll vollständig elektronisch abgewickelt werden und die Dokumente sollen in einem zentralen elektronischen Archiv gespeichert werden. Hierzu soll das Dokumentenmanagement-System IBM FileNet eingesetzt werden.

Herausforderung

Um mit dem DMS den Rechnungsbearbeitungsprozess vollständig abzubilden sind folgende Teilkompoenten umzusetzen und zu implementieren:

  • Scansoftware auf den Scanstationen einrichten.
  • Customizing des DMS-Systems.
  • Gestaltung Rechnungsprozesses im Workflowsystem des DMS.
  • Implementation einer Webapplikation die auf dem DMS und dem Workflowsystem aufsetzt. Diese implementiert die Benutzeroberfläche, die Freigaberegeln und die Handhabung der Dokumente.
  • Anbindung des Systems an SAP um die Dokumente mit dem SAP-Belegen zu verknüpfen.

 

Ergebnis

Durch die implementation des elektronischen Rechnungsworkflows werden gleich mehrere Vorteile für das Unternehmen erschlossen:

  • Durch den festgelegten Prozess ist sichergestellt, dass die Complience-Regelungen durchgehend eingehalten werden.
  • Die Durchlaufzeiten von Rechnungen wurden drastisch verkürzt. Dadurch können wesentlich mehr Skonti genutzt werden.
  • Aus SAP sind die Rechnungen gleich ersichtlich.
  • Es müssen keine Rechnungen und Akten von Standort zu Standort gesendet werden.
  • Die Dokumente sind strukturiert und zentral Archiviert und für das gesamte Unternehmen zu jeder Zeit an jedem Standort verfügbar.
  • Die Freigabeprozesse werden vollständig elektronisch durchgeführt.

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