Change-Management-Workflow
Anforderung
Eine Immobiliengesellschaft möchte das Change-Management in einem geregelten, automatisierten und elektronischen Verfahren abbilden. Das Unternehmen möchte damit einheitliche Prozesse für das Change-Management implementieren, in dem alle Unterlagen geordnet abgelegt und verwaltet werden. Abgeschlossene Workflows sollen als PDF-Report im DMS archiviert werden. Jederzeit soll ein aktueller Statusreport dynamisch aus dem aktuellen Stand der Daten erzeugt werden können.
Lösung
Die Anwendung ist als Webanwendung implementiert worden und arbeitet auf dem J2EE-Application-Server des Unternehmens. Zur Prozessteuerung wird das Workflowsystem des bestehenden Dokumentenmanagement-Systems eingesetzt. Alle Dokumente werden im DMS automatisiert abgelegt. Alle Daten und der Verlauf eines Change-Requests werden am Ende des Workflows als PDF-Datei im DMS archiviert und stehen so der Revision zur Verfügung. Der Status von laufenden und archivierten Changes kann einfach über eine Suche nachgeschlagen werden.
Ergebnis
Die Anwendung wurde vollständig implementiert und wird vom Kunden als Standardanwendung zur Bearbeitung von Change-Requests genutzt. Das Ergebnis sind standardisierte und nachvollziehbare Prozesse, in denen die Changes geregelt abgearbeitet und verwaltet werden. Nun ist es möglich jederzeit den Stand eines Changes durch einen dynamisch erzeugten Report nachzuschlagen. Die internen Abteilungen und externe Dienstleister sind in die Prozesse mit eingebunden.